Office Manager a.i.

Als Office Manager ben je het centrale aanspreekpunt en de verbindende factor binnen de vestiging van BauWatch Enschede. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkomgeving goed georganiseerd, gastvrij, professioneel en prettig is en dat medewerkers zich gezien, betrokken en verbonden voelen.

De functie gaat daarmee verder dan het regelen van facilitaire en administratieve zaken. De Office Manager is de bewaker van de cultuur en sfeer op de vestiging: iemand die aanvoelt wat er speelt, verbinding stimuleert tussen collega's en afdelingen.

Juist binnen een organisatie met veel technisch en inhoudelijk gespecialiseerde collega's is het belangrijk dat er iemand is die de menselijke en sociale verbinding bewaakt. De Office Manager vormt hierin de schakel tussen mensen, organisatie en werkomgeving.

Kern van de functie

De Office Manager heeft zes belangrijke aandachtsgebieden:

1. Cultuur, verbinding & medewerkerstevredenheid

• Bewaken en versterken van de cultuur en sfeer binnen de vestiging.

• Fungeren als verbindende factor tussen collega's, teams en afdelingen.

• Zorgen voor een open, toegankelijke en gastvrije werkomgeving.

• Aandacht hebben voor medewerkers en bijdragen aan het gevoel van betrokkenheid en verbondenheid.

• Een positieve en professionele uitstraling van de vestiging bewaken.

2. Facilitaire zaken & pandbeheer

• Coördineren van schoonmaak, pand en tuinonderhoud, storingen, voorraad en overige facilitaire zaken.

• Contact onderhouden met leveranciers, gebouwbeheer en externe partijen.

• Signaleren van knelpunten en zorgen dat deze tijdig worden opgepakt.

• Bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening en waar nodig leveranciers aanspreken op gemaakte afspraken.

• Beheren en verder professionaliseren van processen rondom pandbeheer, sleutelbeheer en facilitaire dienstverlening.

3. Office management & dagelijkse organisatie

• Zorgen dat de kantoororganisatie soepel verloopt.

• Coördineren, beheren en aanvullen van kantoor- en keukenbenodigdheden.

• Onderhouden van een actueel Office Management overzicht met processen, contactpersonen, werkwijzen en belangrijke informatie

4. Onboarding 

• Coördineren van het praktische gedeelte van de onboarding van nieuwe medewerkers (welkomstkaart, tas/merchandise, sleutels) 

• Nieuwe medewerkers wegwijs maken binnen de vestiging (iom teamleads)  en zorgen voor een warme ontvangst.

5. Bijeenkomsten, communicatie & interne verbinding

• Organiseren en faciliteren van de Enschede-brede teamuitjes en bijeenkomsten (oa Townhalls).

• Ondersteunen van interne activiteiten en initiatieven die bijdragen aan verbinding en teamgevoel.

• Verzorgen van interne communicatie rondom kantoorzaken, activiteiten en ontwikkelingen.

• Fungeren als laagdrempelig aanspreekpunt voor medewerkers bij praktische vragen/zaken en signalen vanuit de organisatie.

• Contacten onderhouden met afdelingen HK/andere vestigingen

6. Managementondersteuning CTO

• Ondersteuning bij beheren, plannen, coördineren en structureren van de agenda van de CTO.

• Proactief signaleren van knelpunten of conflicterende afspraken en hierin zelfstandig oplossingen voorstellen.

• Afstemmen van afspraken met interne en externe stakeholders.

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor het inplannen van afspraken met de CTO.

De Office Manager als sfeer/cultuurdrager

Een onderdeel van de functie is het bewaken en versterken van de bedrijfscultuur en sfeer op de vestiging.

Dit betekent onder andere:

• verbinding creëren tussen collega's  

• aandacht hebben voor medewerkers die minder snel zelf de verbinding zoeken;

• signaleren wanneer de sfeer, samenwerking of betrokkenheid aandacht nodig heeft;

• de menselijke kant binnen een sterk inhoudelijk en technisch georiënteerde organisatie bewaken;

• een brug vormen tussen management en medewerkers zonder daarbij de formele verantwoordelijkheid van managers over te nemen.

De Office Manager is daarmee niet alleen degene die ervoor zorgt dat het kantoor werkt, maar ook dat het kantoor lééft.

Voor deze functie zijn naast organisatorische vaardigheden vooral de volgende eigenschappen belangrijk:

• Verbindend

• Gastvrij en toegankelijk

• Proactief en initiatiefrijk

• Organisatorisch sterk

• Communicatief vaardig

• Servicegericht

• Sociaal sensitief

• Oplossingsgericht

• Zelfstandig

• Resultaatgericht

• Goed in het onderhouden van relaties

• In staat om overzicht te houden en prioriteiten te stellen

• Durft verantwoordelijkheid te nemen en zaken aan te spreken wanneer dat nodig is

• Engelse taalvaardigheid

Positie binnen de organisatie

De Office Manager werkt zelfstandig maar valt onder de CTO

Wat je bij BauWatch kunt verwachten

Je komt terecht in een team met engineers die graag bouwen aan slimme oplossingen en elkaar scherp houden. We werken aan technologie die dagelijks wordt gebruikt en waar je direct de impact van ziet.

Je krijgt ruimte om mee te denken, nieuwe ideeën uit te proberen en jezelf verder te ontwikkelen. BauWatch groeit snel, dus er is veel dynamiek en genoeg technische uitdaging.

Dit bieden we je:

• Een tijdelijke aanstelling

• Een salaris tussen €2750,- en €3300,- per maand, afhankelijk van je ervaring (o.b.v. 40 uur per week)

• 25 vakantiedagen en 7 extra roostervrije dagen

• Een goede pensioenregeling

• Fiscale voordelen via FiscFree, bijvoorbeeld bij de aanschaf van een fiets, sport abonnement, elektronica of andere producten

Waar je gaat werken

Je werkt bij BauWatch Technology, de R&D en software development afdeling van de BauWatch Group. Hier bouwen we de technologie achter onze beveiligingsoplossingen.

Het afdeling bestaat uit ongeveer 50 engineers die in verschillende teams werken, elk met een eigen focus. Veel van ons werk zit op het snijvlak van IoT, domotica en slimme technologie.

De sfeer is informeel. We bouwen serieuze software, maar er is ook ruimte voor humor en gezelligheid.

Over BauWatch

BauWatch is Europees marktleider in tijdelijke beveiligingsoplossingen. Met onze technologie helpen we bedrijven hun locaties veilig te houden. Van bouwplaatsen tot industriële terreinen. We leveren een totaaloplossing zodat klanten zich kunnen focussen op hun eigen werk.

Interesse?

Solliciteer via de knop “Solliciteren” of “Apply with LinkedIn”.

Heb je vragen? Neem contact op met Pepijn Verhoeven via +31 (0)6 2229 6431 of mail naar pverhoeven@bauwatch.com.